Документирование процедур, предшествующих заключению трудового договора
ИРИНА ПАВЛОВА, руководитель отдела кадрового аудита и консалтинга ООО «МАЭЛ ФИНАНС», член Национального Союза Кадровиков России, сертифицированный специалист в области кадрового менеджмента (сертификация Национального Союза Кадровиков)
Нередко работодатель и работник относятся формально к этапу документирования процедур, предшествующих заключению трудового договора, а это может являться отправной точкой в трудовом споре.
Практика в сфере аудита кадрового делопроизводства и анализа трудовых отношений показывает, что после вступления в силу редакции Трудового кодекса РФ 2006 года с основными поправками ошибки в сфере оформления трудовых отношений между работником и работодателем остаются актуальными и сегодня. Это ведет к трудовым спорам, которые зачастую заканчиваются не только моральными, но и материальными потерями, причем исчисляемыми немалыми суммами.
Пример
В ООО «XXX» приняли на работу ведущего специалиста. Прием работника происходил в разгар рабочего сезона, вакансию необходимо было срочно закрыть, выход работника на работу решался в считанные дни. Уверенность в работнике была на все «100%» — ведь работник был представлен кадровым агентством, которому ООО «XXX» выплатило за оказанную услугу значительную сумму. Трудовой договор, заключенный с работником, четко отражал все пункты ст. 57 Трудового кодекса РФ, еще раз устно оговорили режим работы, должностные обязанности, место работы, и т. п. — работника устраивало все. Однако письменную форму внутренних локальных нормативных актов работнику «забыли» представить, как и получить письменное подтверждение ознакомления работника с внутренними локальными нормативными актами, включая должностную инструкцию работника.
А через полтора месяца произошло событие, послужившее поводом для увольнения работника за прогул. Возник трудовой спор, и отсутствие документального подтверждения ознакомления работника с внутренними локальными нормативными актами ООО «XXX» играло немаловажную роль в этом трудовом споре.
При этом по горячим следам работодатель сделал запрос в кадровое агентство с просьбой представить информационный материал о работнике (резюме, рекомендации и т. п.), но оказалось, что таковыми документами кадровое агентство не располагает и не располагало — работник был «выловлен» из «интернетного моря» резюме.
Итак, извечно российский вопрос: кто виноват? Ответ ясен: тот, кому и пришлось отвечать по «всей строгости закона», — работодатель, который поплатился за свою «работу на доверии».
Прежде всего необходимо понимать, что документирование процедур, предшествующих заключению трудового договора, — это самостоятельный этап трудовых отношений между потенциальными работником и работодателем, не менее важный, чем предварительные собеседования при поиске сотрудника или заключение трудового договора. И рассматривать документирование процедур, предшествующих заключению трудового договора, надо с точки зрения соответствия трудовому законодательству, подзаконным актам (содержащим нормы трудового права) и локальным актам организации. Рассмотрим пошагово этот этап.
Шаг1
Регламентируется пунктом девятым части второй ст. 22 ТК РФ и частью третей ст. 68 ТК РФ.
До подписания трудового договора работодатель обязан под роспись ознакомить работника с коллективным договором (если он заключен у данного работодателя), правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника.
Для подтверждения ознакомления можно предусмотреть либо журналы, либо листы ознакомления с внутренними локальными нормативными актами.
Особое внимание необходимо уделить должностным обязанностям работника. Правило здесь такое: если для должности, на которую принимают работника, разработана должностная инструкция, то до подписания трудового договора работодатель знакомит с ней работника под роспись (так как должностная инструкция также является внутренним локальным актом организации). Копия должностной инструкции выдается работнику либо должностные обязанности подробно прописываются в трудовом договоре.
Немаловажно обратить внимание на следующее: очень часто в трудовых договорах имеется ссылка на несуществующие положения организации. Поясним: если работодатель в трудовом договоре с работником указывает какое-либо условие со ссылкой на внутренний локальный нормативный акт, то вышеуказанные акты обязательно должны входить в пакет документов, с которыми необходимо ознакомить работника под роспись. Например, в трудовом договоре говорится, что коммерческая тайна отражена в положение о коммерческой тайне, система премирования — в положение об оплате труда либо в положение о премировании и т. п. Со всеми этими документами работник должен ознакомиться и расписаться. Обязательно и обратное — если реально имеется коммерческая тайна относительно данного работника, то этот факт должен быть отражен в положении о коммерческой тайне.
Также следует обратить внимание на полную индивидуальную или коллективную материальную ответственность работника — она регламентируется Постановлением Минтруда России от 31.12.02 №85 с Перечнем должностей и работ, при выполнении которых могут заключаться договоры о материальной ответственности. Перечень является закрытым и не подлежит произвольному толкованию или дополнению работодателем. Типовая форма договора о материальной ответственности является также приложением к данному Постановлению.
Шаг 2
Необходимо получение от некоторых категорий работников персональных данных расширенного перечня, в соответствии с трудовым законодательством, которые обязательны для заключения трудового договора.
Например, это касается обязательных предварительных медицинских осмотров отдельных категорий работников, разрешений от органов опеки и родителей при трудоустройстве лиц младше 14 лет, разрешений на работу для иностранных граждан.
Шаг 3
Согласно части третей ст. 16 Трудового кодекса РФ работник может быть фактически допущен к работе без надлежащим образом оформленного трудового договора.
Однако в данной ситуации все равно необходимо составить какие-либо внутренние распорядительные документы, т. к. фактическое допущение к работе возможно только с ведома или по поручению работодателя или его представителя. Одним из таких документов может быть докладная записка руководителя структурного подразделения, адресованная руководителю организации, с просьбой о допуске работника к работе с последующим заключением трудового договора в установленном порядке.
При фактическом допущении работника к работе без оформления трудового договора может быть составлен (при необходимости) еще один документ — соглашение об установлении работнику испытательного срока. Только при наличии такого соглашения, подписанного работодателем и работником до начала работы, условие об испытании может быть в дальнейшем включено в трудовой договор (ст. 70 TK РФ). При подготовке такого соглашения следует придерживаться тех же правил оформления документов, которые применяются и при заключении трудовых договоров.
Шаг 4
Необходимо проверить подлинность предоставляемых документов. Согласно Приказу Минобрнауки Россииот01.04.10№254, вступившему в силу с 13.06.10, при сомнении в подлинности документов об образовании можно обращаться в Рособрнадзор. Подтверждение осуществляется по заявлению обладателя документа или уполномоченного им лица.
Также необходимо обращать внимание на срок действия паспорта кандидата. Сроки действия паспорта гражданина Российской Федерации регламентируются Постановлением Правительства РФ от 08.07.97 №828.
При представлении кандидата кадровым агентством целесообразно поинтересоваться: действительно ли исполнитель собрал весь интересующий информационный материал о кандидате? Этот материал обязательно должен быть подтвержден документально (резюме, рекомендации и т. п.), чтобы не было ситуации, как в приведенном примере: «ничего не знаем, ни за что не отвечаем».
Для структурирования вышесказанного и более четкого понимания ответственности за нарушения в сфере трудовых отношений представим таблицу:
Этап документирования процедур, предшествующих заключению трудового договора
|
Шаги |
Содержание |
Чем регламентируется |
Штрафные санкции |
|
Шаг первый |
До подписания трудового договора работодатель обязан под роспись ознакомить работника с коллективным договором (если он заключен у данного работодателя), правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника |
Пункт 9 части второй ст. 22 ТК РФ и часть третья ст. 68 ТК РФ |
Статья 5.27 КоАП: 1.Нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере 1000-5000 руб.; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — 1000-5000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток; на юридических лиц — 30 000— 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток. 2.Нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, — влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет. |
|
Шаг второй |
Дополнительные персональные данные |
Часть вторая ст. 65, ст. 69, ст. 266 ТК РФ |
Статья 5.27; часть первая ст.18.15 КоАП: Привлечение к трудовой деятельности в Российской Федерации иностранного гражданина или лица без гражданства при отсутствии у этого иностранного гражданина или лица без гражданства разрешения на работу либо патента, если такое разрешение либо патент требуются в соответствии с федеральным законом, влечет наложение административного штрафа на граждан в размере 2000-5000 руб.; на должностных лиц — 25 000— 50 000 руб.; на юридических лиц — 250 000— 800 000 руб. либо административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток (в ред. Федерального закона от 22.06.07 №116-ФЗ) |
|
Шаг третий |
Документирование процедур фактического допущения к работе |
Часть третья ст. 16 ТК РФ |
Статья 5.27 КоАП |
|
Шаг четвертый |
Проверка подлинности документа |
Приказ Минобрнауки России от 01.04.10 №254 вступил в силу с 13.06.10 |
Дисциплинарная ответственность представителя работодателя. Ответственность работника в рамках Уголовного кодекса |
В статье использованы документы
■Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.01 №197-ФЗ (принят ГД ФС РФ 21.12.01). В ред. от 25.11.09.
■Постановление Минтруда РФ от 31.12.02 №85 «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности».
■Приказ Минобрнауки РФ от 01.04.10 №254 «Об утверждении Порядка подтверждения документов государственного образца об образовании, об ученых степенях и ученых званиях».
■Постановление Правительства РФ от 08.07.97 №828 «Об утверждении Положения о паспорте гражданина Российской Федерации, образца бланка и описания паспорта гражданина Российской Федерации». В ред. от 12.08.10.
■Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.01 №195-ФЗ (принят ГД ФС РФ 20.12.01). В ред. от 27.07.10.
■Уголовный кодекс Российской Федерации от 13.06.96 №63-Ф3 (принят ГД ФС РФ 24.05.96). В ред. от 27.07.10.
