Ведомости движения материалов
ОЛЬГА БРЮХОВЕЦКАЯ, генеральный директор аудиторской фирмы ООО Консультант-Финанс, Аудитор
Материалы часто составляют значительную часть затрат организации, поэтому правильное отражение расходов на их приобретение и документальное подтверждение правомерности их списания важно как с точки зрения бухгалтерского учета, так и в целях налогообложения.
Положением по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» (ПБУ 5/01), утвержденным Приказом Минфина РФ от 09.06.0 №44н, предусмотрено основное требование, предъявляемое к учету материалов, — сплошное, непрерывное и полное отражение движения (прихода, расхода, перемещения) и наличия запасов; учет количества и оценка запасов; оперативность (своевременность) учета запасов; достоверность; соответствие синтетического учета данным аналитического учета на начало каждого месяца (по оборотам и остаткам); соответствие данных складского учета и оперативного учета движения запасов в подразделениях организации данным бухгалтерского учета.
Первичные документы
В соответствии с п. 114 «Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов», утвержденных Приказом Минфина РФ от 28.12.01 №119н, подразделения организации ежемесячно должны составлять отчеты о наличии и движении материальных ценностей, которые вместе с другими документами по учету затрат на производство должны передаваться в бухгалтерскую службу.
Аналитический учет материалов (количественный и суммовой учет) ведется на основе использования оборотных ведомостей или сальдовым методом (п. 136).
Учет ведется в разрезе каждого склада, подразделения, других мест хранения материалов, а внутри них — в разрезе каждого наименования (номенклатурного номера), групп материалов, субсчетов и синтетических счетов бухгалтерского учета.
Независимо от принятого метода аналитического учета материалов (обо ротный или сальдовый) в бухгалтерской службе должен вестись синтетический учет движения материалов в стоимостном выражении по соответствующим синтетическим счетам, а внутри них — по складам (кладовым, материально ответственным лицам) и группам материалов (п. 140).
Обобщение и группировка информации о движении материалов осуществляется в ведомостях движения материалов (накопительных ведомостях) ежемесячно, отдельно по каждому складу, подразделению, другим местам хранения материалов. Ведомости движения материалов составляются отдельно по приходу и расходу материалов. Указанные ведомости могут вестись по фактической себестоимости материалов или их учетным ценам. Формы ведомостей движения материалов устанавливаются организацией самостоятельно, В указанных ведомостях подсчитываются (формируются) итоги оборотов за месяц (отчетный период) в разрезе групп материалов по субсчетам, синтетическим счетам по каждому складу (подразделению, месту хранения) (п. 141).
Ежемесячно должна составляться сводная ведомость движения материалов, в которую переносятся итоги из ведомостей движения материалов по складам и подразделениям (местам хранения материалов). В сводных ведомостях движения материалов приводятся также данные об остатках материальных ценностей на начало и конец месяца (отчетного периода) в разрезе групп материалов по соответствующим синтетическим счетам и субсчетам бухгалтерского учета (п. 142).
Данные сводной ведомости движения материалов и накопительных ведомостей ежемесячно сверяются с данными аналитического учета, т. е. с оборотными ведомостями и сальдовыми ведомостями (книгами) (п. 143).
Указанные требования должны выполняться любыми организациями, для любых материально-производственных запасов. Не исключение — товары и готовая продукция, также относящиеся к МПЗ.
Автоматизация учета
Применение организациями программ автоматизации учетных работ должно обеспечить формирование необходимых регистров бухгалтерского учета материалов, основными из которых могут быть:
· оборотная ведомость движения материалов по номенклатурным номерам в разрезе складов, подразделений, мест хранения;
· ведомость расхода материалов по заказам, сериям, переделам, другим калькуляционным единицам;
· оборотная ведомость по материалам, находящимся в пути;
· оборотная ведомость движения материалов, по которым отсутствуют расчетные документы (неотфактурованные поставки) и т. д.
В случае если бухгалтерская программа не может сформировать необходимые регистры, организация должна самостоятельно разработать их в соответствии с требованиями Федерального закона от 21.11.96 №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и утвердить их в учетной политике.
Последствия нарушений правил учета
В случае отсутствия у организации регистров бухгалтерского учета по приходу, движению и расходованию запасов, она не может учитывать их в целях налогообложения прибыли, так как в соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота.
Также организация может быть привлечена к ответственности, предусмотренной п. З ст. 120 Налогового кодекса РФ, за грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. Под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей настоящей статьи понимается отсутствие первичных документов. данное нарушение влечет взыскание штрафа в размере 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 рублей.
