Учет материалов. Инвентарь и хозяйственные принадлежности
В СВЯЗИ С ТЕМ, ЧТО НОМЕНКЛАТУРА УЧИТЫВАЕМЫХ МАТЕРИАЛЬНО-ПРОИЗВОДСТВЕННЫХ ЗАПАСОВ В РЯДЕ ОРГАНИЗАЦИЙ ДОСТИГАЕТ НЕСКОЛЬКИХ ТЫСЯЧ НАИМЕНОВАНИЙ, ИХ УЧЕТ ЯВЛЯЕТСЯ ДОСТАТОЧНО СЛОЖНЫМ И ТРУДОЕМКИМ. ОСОБУЮ СЛОЖНОСТЬ ПРЕДСТАВЛЯЮТ ОПЕРАТИВНЫЙ УЧЕТ И КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ МАТЕРИАЛОВ В ПРОИЗВОДСТВЕ. В ИХ РЕАЛИЗАЦИИ ВАЖНУЮ РОЛЬ ИГРАЕТ КЛАССИФИКАЦИЯ МАТЕРИАЛЬНО-ПРОИЗВОДСТВЕННЫХ ЗАПАСОВ, КОТОРАЯ ОСУЩЕСТВЛЯЕТСЯ ПО СЛЕДУЮЩИМ ПРИЗНАКАМ.
Выделяются восемь групп, позволяющих определить место этих запасов в производственном процессе:
— сырье и основные материалы;
— вспомогательные материалы;
— покупные полуфабрикаты;
— возвратные отходы;
— топливо;
— тара и тарные материалы;
— инвентарь и хозяйственные принадлежности. Правила учета имущества, отражаемого на счете «Материалы», субсчете 9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности», указаны в следующих документах:
• Плане счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению, утвержденным приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 г. № 94н (далее «План счетов и Инструкция по его применению»), (в ред. Приказов Минфина РФ от 07.05.2003 № 38н, от 18.09.2006 № 115н, от 08.11.2010 № 142н);
• Положение по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» (ПБУ 5/01), утвержденное приказом Минфина РФ от 9 июня 2001 № 44н (в ред. Приказов Минфина РФ от 27.11.2006 № 156н, от 26.03.2007 № 26н, от 25.10.2010 № 132н);
• Методические указания по бухгалтерскому учету материально- производственных запасов, утвержденные приказом Минфина РФ от 28 декабря 2001 № 119н (в ред. Приказов Минфина РФ от 23.04.2002 № ЗЗн, от 26.03.2007 № 26н, от 25.10.2010 № 132н). Инвентарь, инструменты, хозяйственные принадлежности, как и запасные части, скорее рассматриваются не как предметы труда, а как средства труда. Это определяет особенности не только организации их учета в процессе заготовления и постановки на баланс, но и погашения первоначальной стоимости.
Независимо от срока службы и стоимости в состав инвентаря и хозяйственных принадлежностей включается:
— специальные инструменты и приспособления (инструменты и приспособления целевого назначения, предназначенные для серийного и массового производства определенных изделий или для изготовления индивидуального заказа);
— специальная и санитарная одежда, специальная обувь;
— постельные принадлежности;
— канцелярские принадлежности (калькуляторы, настольные приборы и т. д.);
— кухонный и столовый инвентарь, а также столовое белье;
— временные сооружения, приспособления и устройства, затраты по возведению которых относятся на себестоимость строительно-монтажных работ;
— сменное оборудование сроком эксплуатации менее одного года;
— орудия лова (тралы, неводы, сети, снасти, мережи и т. п.).
Инвентарь и хозяйственные принадлежности считаются находящимися в эксплуатации с момента их отпуска со склада организации (подразделения) для нужд производства (под отчет материально ответственным лицам, непосредственно на рабочее место и т. п.). Как на складах, так и в эксплуатации они должны закрепляться за лицами, ответственными за их сохранность. Материальная ответственность за не обеспечение сохранности данного вида имущества определяется в соответствии с действующим законодательством и утвержденным в организации порядком.
Инвентаризация материально-производственных запасов проводится в целях проверки и документального подтверждения их наличия, состояния и оценки. В обязательном порядке ее осуществляют перед составлением годового отчета, при смене материально ответственных лиц, при фактах хищения, порче имущества и в некоторых других случаях. Инвентаризация проводится комиссией, назначенной приказом (письменным распоряжением) руководителя организации.
В целях улучшения обеспечения сохранности следует производить маркировку спецодежды, спецобуви, предохранительных приспособлений, производственного и хозяйственного инвентаря, постельных принадлежностей, столовой посуды и столовых принадлежностей и других предметов до отпуска в эксплуатацию. Маркировка должна содержать наименование или символ организации. Ее делают различными способами — краской (устойчивой к стиранию и химическим воздействиям), клеймением, насечкой, прикреплением жетона и т. п.
Учет инвентаря должен обеспечить точное и правильное отражение наличия предметов по номенклатурным номерам и лицам, ответственным за их сохранность. Новые их поступления, перемещения от одного ответственного лица к другому или за пределы данного подразделения, а также изменение их рабочего состояния вследствие перехода из запаса в эксплуатацию и обратно, ликвидация, порча и т.п. должны своевременно оформляться соответствующими документами и получать отражение в учете.
Инструменты и приспособления общего назначения отпускаются со склада по установленным лимитам (нормам) отпуска инструментов.
Операции по получению инструментов и приспособлений со склада, сдаче негодных, изношенных инструментов и по возврату их на склад оформляются первичными документами. Оформление операций по движению инструментов и приспособлений первичными документами осуществляется в следующем порядке:
-получение инструментов и приспособлений со склада — выпиской накладных или лимитно-заборных ведомостей (карт);
— возврат инструментов и приспособлений на склад — составлением накладных или записями в лимитно-заборных ведомостях (картах);
— сдача негодных, изношенных инструментов и приспособлений в виде лома, утиля — накладными.
Первичная выдача инструментов и приспособлений на рабочие места производится на основании накладной или лимитно-заборной карты и оформляется в лицевых карточках, открываемых в одном экземпляре на каждого наладчика или рабочего — получателя инструмента. В лицевой карточке работник расписывается за полученный инструмент.
Последующие выдачи из кладовой годного инструмента взамен нормально изношенного (штука на штуку) документами не оформляются. Взамен негодного инструмента годный выдается только при предъявлении акта выбытия.
Списание материалов со счетов их учета осуществляется в следующих случаях:
— пришедшие в негодность по истечении сроков хранения (использования);
— морально устаревшие;
— при выявлении недостач, излишков, хищений или порчи, в том числе вследствие аварий, пожаров, стихийных бедствий, неучтенных материалов.
На разные виды инвентаря и хозяйственных принадлежностей акты на списание составляются отдельно.
«Карточка учета инвентаря и хозяйственных принадлежностей» (форма № 423-АПК)
Карточка открывается на однотипные объекты имущества, имеющие одно и то же производственное или хозяйственное назначение и одинаковую стоимость. С этой целью их рекомендуется объединять по следующим однородным видам (группам):
— инструменты и приспособления общего назначения (режущий, слесарно-монтажный, универсальные измерительные приборы и приспособления и т. п.);
— специальные инструменты и приспособления (инструменты, пресс-формы и т. п.);
— производственный инвентарь (рабочие столы, верстаки, стеллажи, шкафы, тумбочки и т. п.);
— хозяйственные принадлежности (конторская мебель — столы, стулья, шкафы и т. п.), телефонные аппараты, противопожарный инвентарь и т. д.;
— прочий инвентарь (столовая посуда и приборы, инвентарь для культмассовых мероприятий, спортивный инвентарь и др.).
На лицевой стороне карточки указывают наименование, инвентарные номера объектов, их местонахождение, срок полезного использования, первоначальную стоимость в момент передачи в эксплуатацию.
Карточку заполняют в одном экземпляре на основе первичных документов на поступление (приобретение) и перемещение (выбытие).
На оборотной стороне карточки указываются операции по списанию объектов и отражению ценностей, полученных от ликвидации по счетам бухгалтерского учета.
А. Е. Максимкина, заместитель главного
бухгалтера СПб ГУ «Центр
мониторинга и экспертизы цен»
