Проводим инвентаризацию
ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ — ЭТО УСТАНОВЛЕНИЕ ФАКТИЧЕСКОГО НАЛИЧИЯ СРЕДСТВ И ИХ ИСТОЧНИКОВ ПУТЕМ ПЕРЕСЧЕТА ОСТАТКОВ В НАТУРЕ ИЛИ ПУТЕМ ПРОВЕРКИ УЧЕТНЫХ ЗАПИСЕЙ. ПОЛОЖЕНИЕМ О БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ И ОТЧЕТНОСТИ В РФ УКАЗАНО, ЧТО В ЦЕЛЯХ ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДОСТОВЕРНОСТИ ДАННЫХ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА И ОТЧЕТНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ ПРОВОДЯТ ИНВЕНТАРИЗАЦИЮ ИМУЩЕСТВА И ФИНАНСОВЫХ РЕЗУЛЬТАТОВ.
Количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливает организация, кроме случаев, когда проведение инвентаризаций обязательно:
— при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже;
— перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (инвентаризация проводится не ранее 1 октября отчетного года);
— при смене материально-ответственного лица (на день приемки-передачи дел);
— при установлении фактов хищений или злоупотреблений;
— при ликвидации организации;
— в случае пожара, стихийных бедствий и др. чрезвычайных ситуаций.
Для проведения инвентаризации должна быть создана постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Кроме того, при необходимости (если одновременно в сжатые сроки нужно провести перепись имущества в разных местах) создаются еще и рабочие инвентаризационные комиссии.
Приказ о назначении комиссии (с указанием ее персонального состава и сроков инвентаризации) утверждается руководителем организации и регистрируется в книге контроля. В состав инвентаризационной комиссии нужно включить представителей администрации, бухгалтеров, других специалистов (инженеров, экономистов, техников и т. д.). Возможно привлечение представителей службы внутреннего аудита (при ее наличии) и независимых аудиторских фирм.
Комиссия и материально ответственные лица должны работать вместе и одновременно. Поэтому, если инвентаризацию за один день провести невозможно, необходимо в конце рабочего дня опломбировывать помещение. При проведении инвентаризации недопустимо сокращать объем проверки, т. е. не проводить инвентаризацию отдельных категорий имущества и обязательств. Особенно часто из категории инвентаризуемого имущества исключаются объекты, по которым не утверждены унифицированные формы по отражению результатов инвентаризации, — незавершенное производство и вложения во внеоборотные активы, резервы предстоящих расходов и платежей и др. Эти формы должны быть разработаны организацией самостоятельно и утверждены в виде приложения к учетной политике.
Перед составление годовой бухгалтерской отчетности обязательной инвентаризации подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств, а также производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), имущество, неучтенное по каким-либо причинам. Инвентаризация имущества проводится по местонахождению подразделений организации и в отношении материально ответственных лиц. Результаты инвентаризации активов и обязательств должны подтверждать статьи бухгалтерской отчетности организации. Организации, которые не поводят перед составлением годовой бухгалтерской отчетностью обязательной инвентаризации имущества и обязательств либо проводят ее не в полном объеме, не соблюдают сроки, неправильно оформляют результаты и отражают их в учете и отчетности, тем самым нарушают требования действующего законодательства о бухгалтерском учете.
Простой подсчет имущества не является единственной целью инвентаризации. Кроме этого проверяются и документально подтверждаются наличие, состояние и оценка имущества, а в первую очередь — правильность отнесения имущества к тому или иному объекту бухгалтерского учета. В ходе контроля за состоянием имущества необходимо подготовить списки объектов, требующих ремонта или морально устаревших и неиспользуемых. Последние подлежат списанию с баланса, поскольку в качестве активов признаются только те объекты, которые используются организацией и приносят ей экономические выгоды. По этой же причине при инвентаризации ценностей в пути (счет 45 «Товары отгруженные») выявляется и готовится к списанию с баланса утраченное имущество (утерянное, розыск которого не дал результата).
Особенности инвентаризации объектов основных средств и материально-производственных запасов (МПЗ), содержащих золото, серебро или иные драгоценные металлы, регулируются Инструкцией о порядке учета и хранения драгоценных металлов, драгоценных камней, продукции из них и ведения отчетности при их производстве, использовании и обращении (утверждена приказом Минфина России от 29 августа 2001 № 68).
Процесс проведения инвентаризации можно разделить на три этапа:
— подготовка;
— проверка фактического наличия имущества и документального подтверждения расходов и обязательств;
— принятие решений по результатам инвентаризации и отражение их в бухгалтерском учете.
Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета отражаются в следующем порядке:
— излишки запасов приходуются по рыночным ценам, и одновременно их стоимость относится:
— в коммерческих организациях — на финансовые результаты (внереализационный доход),
— в некоммерческих организациях — на увеличение доходов;
— суммы недостач и порчи запасов списываются со счетов учета по их фактической себестоимости, которая включает в себя договорную (учетную) цену запаса и долю ТЗР, относящуюся к этому запасу.
— запасы, которые испорчены, но могут быть использованы в организации или проданы (с уценкой), приходуются по рыночным ценам с учетом их физического состояния, и на эту сумму уменьшаются потери от порчи.
Недостача запасов и их порча списывается со счета «Недостачи и потери от порчи ценностей» в пределах норм естественной убыли на счета затрат на производство или (и) на расходы на продажу, сверх норм — за счет виновных лиц. Если они не установлены или суд отказал во взыскании убытков с этих лиц, то убытки от недостачи запасов и их порчи относятся на финансовые результаты (у коммерческой организации) или на увеличение расходов (у некоммерческой организации). Нормы убыли могут применяться, только если выявлены фактические недостачи.
Недостача запасов в пределах установленных норм естественной убыли определяются после зачета недостач запасов излишками по пересортице. Если в результате зачета по пересортице обнаружилась недостача запасов, то нормы естественной убыли должны применятся только по тому наименованию запасов, по которому установлена недостача. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм.
Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может производиться по решению руководства организации, только если излишки и недостачи:
— относятся к одному и тому же проверяемому периоду;
— обнаружены у одного и того же проверяемого лица;
— относятся к запасам одного и того же наименования;
— тождественны по количеству.
О допущенной пересортице материально ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии. Если в результате зачета недостач в качестве излишек по пересортице стоимость недостающих запасов окажется выше стоимости запасов, признанных излишками, то такая разница относится на виновных лиц.
Инвентаризация расчетов с банками, бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, работниками, прочими дебиторами и кредиторами заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета.
Проверке должен быть подвергнут счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» по товарам, оплаченным, но находящимися в пути. Проверяется по документам в согласовании с корреспондирующими счетами. При задолженности работникам организации выявляют невыплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов, также суммы и причины возникновения переплат работникам. При инвентаризации подотчетных сумм проверяют отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования.
Инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна установить:
— правильность расчетов с банками, финансовыми, налоговыми внебюджетными фондами, другими организациями;
— правильность и обоснованность числящейся в бухгалтерии суммы задолженности по недостачам и хищениям;
— правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности.
Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации -в годовой бухгалтерской отчетности.
Я. А. Полюх, бухгалтер СПб ГУ «Центр мониторинга и экспертизы цен»
