Первичная документация при оказании услуг по ремонту
Мы — строительная фирма (малое предприятие), оказываем услуги по ремонту помещений, офисов и т. п. Ведение какой первичной документации по учету и списанию материалов (инвентаря) оградит нас от претензий со стороны проверяющих?
Отвечает НИКА ПЕСКОВА, аудитор, налоговый консультант 000 «МДН-Консалт»
При отражении движения материалов в учете организации; следует руководствоваться ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов», утвержденным Приказом Минфина РФ от 09.06.01 №44н, а также Методическими указаниями по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденными Приказом Минфина РФ от 28.12.01 №119н.
Оформление движения материалов производится с использованием унифицированных первичных документов, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 30.10.97 №71а «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве».
Первичными учетными документами по движению материалов организации являются формы М-2 и М-2а «Доверенность», М-4 «Приходный ордер», М-7 «Акт о приемке материалов», М-8 «Лимитно-заборная карта», М-11 «Требование-накладная», М-15 «Накладная на отпуск материалов на сторону», М-17 «Карточка учета материалов».
Исходя из условий деятельности организации, помимо содержащихся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации при необходимости она может применять самостоятельно разработанные формы. Такие формы документов должны включать в себя обязательные реквизиты, установленные ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 №129-ФЗ «Закон о бухгалтерском учете».
При производстве подрядных работ работы могут выполняться либо иждивением подрядчика — из его материалов, его силами и средствами, либо с использованием материалов заказчика (п. 1 ст. 704 Гражданского кодекса РФ). Бухгалтерский учет материалов подрядчика зависит от того, кому принадлежит право собственности на используемые материалы.
Работы производятся иждивением подрядчика. При поступлении материалов на склад их приемка и оприходование оформляются приходным ордером (форма М-4). Составляется приходный ордер на фактическое количество поступивших материальных ценностей материально ответственным лицом в одном экземпляре в день поступления ценностей на склад. Если материалы поступили без документов или при приемке обнаружилось количественное и качественное расхождение, расхождение по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика, составляется Акт о приемке материалов (форма М-7).
Материалы отпускаются по весу, объему, площади или счету с указанием кодов заказов, объектов, видов работ, для производства которых они отпущены, в строгом соответствии с нормами расхода ресурсов. Основанием отпуска в данном случае могут быть требование-накладная, накладная на внутреннее перемещение, лимитно-заборная карта, товарно-транспортная накладная и др.
При установлении лимитов отпуска материалов, систематически потребляемых при изготовлении работ, для оформления отпуска материалов применяется лимитно-заборная карта (форма М-8). Данный документ применяется для текущего контроля соблюдения установленных лимитов отпуска материалов, а также является оправдательным документом для списания материальных ценностей со склада. При небольших объемах отпуска материалов лимитно-заборная карта выписывается на квартал. Для сокращения количества первичных документов можно оформлять отпуск материалов в карточках учета материалов (форма М-17). Лимитно-заборная карта выписывается в таком случае в одном экземпляре, и на ее основании проводится операция отпуска материалов, Кладовщикрасписывается в лимитно-заборной карте, а получатель материалов — в карточке учета материалов. Если материал потребляется не систематически, его отпуск можно оформлять требованием-накладной (форма М-11).
Также требование-накладная (форма М-11) применяется в тех случаях, когда материальные ценности перемещаются между структурными .подразделениями организации или между материально-ответственными лицами. Этим документом оформляется сдача на склад полученных по требованию и неизрасходованных материалов, а также сдача отходов и брака.
Полученные материалы могут, минуя склад, направляться сразу в структурное подразделение для использования в производстве работ. В таком случае партии материалов отражаются в учете как поступившие на склад и одновременно переданные в подразделение. При этом в приходных и расходных документах склада и приходных документах подразделения делается отметка о том, что материалы получены от поставщика и выданы подразделению без завоза их на склад (транзитом). Перечень материалов, которые могут завозиться транзитом, должен быть оформлен приказом по организации.
Расход материалов открытого хранения, количество, объем или вес которых нельзя установить точно в момент их использования в производстве, определяется путем ежемесячной инвентаризации остатков неизрасходованных материалов на конец отчетного месяца. Результаты инвентаризации оформляются актом, на основании которого расчетным путем определяется фактический расход по каждому из материалов.
Работы выполняются с использованием материалов заказчика. В случае выполнения работ из материалов заказчика в соответствии с условиями заключенного договора подряда материалы передаются от заказчика к подрядчику по накладной или по акту, форма которого согласовывается сторонами, по цене, указанной в договоре, а при ее отсутствии — по условной цене, согласованной с заказчиком, которая может отличаться от балансовой оценки этих материалов у заказчика. В случае утраты или порчи материала заказчика ущерб будет взыскиваться с подрядчика исходя из цены, указанной в договоре, или согласованной условной оценки.
Поступление материалов на склад оформляется приходным ордером по форме М-4 с соответствующей пометкой, например, «Давальческое сырье и материалы». При выдаче материалов со склада в подразделения оформляется требование-накладная по форме М-11. В документе указывается наименование самого материала, его количество и стоимость, а также места хранения и переработки. Для указания наименования заказчика в унифицированный бланк добавляется отдельная строка.
Следует обратить внимание: учет полученных материалов ведется на забалансовом счете 003 «Материалы, принятые в переработку». К этому счету целесообразно открыть несколько субсчетов, например: 003-1 «Материалы на складе», 003-2 «Материалы заказчика, переданные для производства работ». Записи по данному счету будут выглядеть так:
1. Отражено поступление материалов заказчика:
Дт003-1 «Материалы на складе».
2. Переданы материалы заказчика для производства работ:
Дт00З-2 «Материалы заказчика, переданные для производства работ» и одновременно – Кт00З-1 «Материалы на складе».
3. При сдаче работ заказчику на стоимость использованных материалов:
Кт00З-2 «Материалы заказчика, переданные для производства работ».
Если материалы не были использованы или по другим причинам возвращаются на склад, делается запись по кредиту субсчета 003-2 «Материалы заказчика, переданные для производства работ» и дебету субсчета 003-1 «Материалы на складе».
Если материалы возвращаются заказчику по накладной или по акту, делается запись по кредиту субсчета 003-1 «Материалы на складе».
Учет специальной одежды и специальной оснастки осуществляется в общем порядке в соответствии с Методическими указаниями по бухгалтерскому учету специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды, утвержденными Приказом Минфина РФ от 26.12.02 №135н.
Первичными документами по учету специальной одежды и специальной оснастки являются документы, которые оформляются при учете движения материалов. Дополнительно при выдаче работникам спецодежды и при ее возврате делаются записи в личных карточках работников. Форма личной карточки учета выдачи средств индивидуальной защиты утверждена Приказом Минздравсоцразвития РФ от 01.06.09 №290н «Об утверждении Межотраслевых правил обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты».
Инвентарь. В соответствии с п. 5 ПБУ 6/01 «Учет основных средств» к основным средствам, в том числе, относятся хозяйственный инвентарь и принадлежности. При этом активы стоимостью не более 20 000 руб. за единицу могут отражаться в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности в составе материально-производственных запасов. Если Учетной политикой организации установлен лимит по учету основных средств, движение недорогого хозяйственного инвентаря и принадлежностей оформляется документами, утвержденными для учета материалов. В противном случае инвентарь и принадлежности следует отражать в составе основных средств организации с составлением соответствующих форм первичных документов, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ от 21.01.03 №7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств».
