Управление временем или разложите ваше время по коробочкам или Timeboxing

Один из законов Паркинсона гласит: работа всегда расширяется до такой степени, чтобы полностью заполнить отведенное не нее время. Если вас накрыла с головой волна поставленных перед вами задач, многочисленных поручений, и вы хватаетесь то за одно дело, то за другое и, в результате, не успеваете ничего сделать, то Timeboxing – это ваша палочка-выручалочка.

В двух словах, Timeboxing – это отведение фиксированного количества времени на каждое дело и задание. Timeboxing предлагает вам поделить все ваше рабочее время на удобное для вас количество «временных коробочек» и разложить по ним свои дела и задачи. Вспомните, сколько всего вы успеваете сделать в пятницу перед началом праздников или отпуска! Именно так и работает Timeboxing, то есть, ограничивая ваше время на выполнение определенной задачи, он делает вашу работу более продуктивной, а рабочий день – более структурированным.

Этот инструмент:

• позволяет расставлять приоритеты в работе, выкладывая «коробочки» с главными делами на первое место,
• мотивирует выполнять работу, ведь самое демотивирующее в работе – это не видеть «свет в конце тоннеля», работая над сложной задачей,
• позволяет «съесть слона», разрезав его на маленькие кусочки, то есть выполнить большую работу, разложив ее по нескольким временным «коробочкам»,
• позволяет четко структурировать свое рабочее время, а также избегать монотонности в работе. 

Ниже я привожу 9 советов, как наилучшим образом пользоваться этим инструментом.

1.   «Надкусывайте» большие дела, то есть не пытайтесь выполнить большую задачу в один подход, а делите ее на несколько «временных коробочек». Наиболее очевидная область применения Timeboxing – это выполнение крупных задач, потому что этот инструмент позволяет разделить, на первый взгляд, непосильную и необъятную работу на реально выполнимые части. Этот инструмент позволяет вам стабильно продвигаться вперед в выполнении таких задач за счет разделения большой задачи на части с учетом общих сроков выполнения работы.

2.   Используйте Timeboxing для выполнения мелких дел, как называемых «комариных укусов» (например, получить подпись или поставить печать на какой-либо документ, написать короткие ответы на письма). Для этого создавайте «временную коробочку» для решения всех накопившихся мелких вопросов скопом.

3.   Избегайте эффекта «прокрустова ложа», не прерывайте выполнение задачи по звонку будильника. Если вы не вписываетесь во «временную коробочку», выполняя важное задание, проявите гибкость. Вы вполне можете откорректировать свои планы, передвинув или поменяв местами «временные коробочки».

4.   Если вам свойственен перфекционизм, доведение работы до необязательного уровня совершенства, то вы можете использовать Timeboxing для борьбы с этой вредной привычкой.

5.   Фокусируйте внимание на выполняемой задаче. Timeboxing помогает в отведенное для выполнения определенной задачи время не отвлекаться на другие дела или мысли. Ведь вы знаете, что вы сможете это сделать, когда закроете данную «временную коробочку».

6.   У каждого из нас есть любимые и нелюбимые должностные обязанности. Timeboxing позволяет не только отводить необходимое время под нелюбимые дела, но и ограничивать нас в любимой работе, четко определяя время, которое мы можем потратить на нее. Ведь мы можем увлечься, забыть про все и сорвать сроки выполнения других важных дел!

7.   Как часто в конце дня вы с удивлением спрашиваете себя: куда улетело все время? Timeboxing позволяет быстро и просто проводить аудит своего рабочего времени, оценивать, насколько эффективно оно было потрачено. Обязательно в конце дня сверяйте реальные «временные коробочки» с запланированными.

8.   Наша работа будет эффективной, только если мы оптимально чередуем работу и отдых. Timeboxing позволяет найти свой собственный оптимальный ритм работы, чередуя «коробочки» работы и отдыха, или «коробочки» трудной и легкой работы. Компьютерные игры или болтовня с коллегами могут пожирать и наше время, и нашу жизненную энергию, когда наша совесть начинает мучить нас в связи с бессмысленно убитым временем. Эту проблему решить просто: создавайте «временные коробочки» для отдыха.

9.   Вознаграждайте себя по завершении очередной «временной коробочки». Например, компьютерную игру или перекур можно не паковать в отдельную коробочку, а использовать как вознаграждение за добросовестное выполнение рабочей «временной коробочки».

Итак, учитесь раскладывать свое время по коробочкам, и вы будете в течение дня успевать переделать намного больше дел! И при этом у вас найдется время и для отдыха!

Потренируемся!

Разложите свой завтрашний рабочий день по «временным коробочкам» и расставьте коробочки в порядке приоритетности и с учетом удобного для вас чередования дел.

Источник: http://uspeh-success.ru