Деловая переписка

Стиль деловой переписки подчиняется некоторым общим правилам и определяется условностями. Любой деловой документ, отправляемый от имени организации, должен содержать несколько обязательных позиций:

— документ печатается на фирменном бланке организации, и в нем не допускаются исправления и подчистки;

— обращение — официальная должность адресата, фамилия, инициалы;

— комплимент — выражение вежливости, которым заканчивается письмо, например, «С уважением и надеждой на дальнейшее сотрудничество…», «С пожеланием успехов…»;

— подпись — фамилия лица, уполномоченного поставить свою подпись, обычно печатается в конце документа (при этом указывается сначала инициалы, а затем фамилия, напр.: П.П. Петров);

— дата — указывает на день, месяц и год написания делового письма;

— исполнитель – исполнитель письма, его телефон, факс, адрес электронной почты и т.д.

— адрес — на конверте воспроизводится полная фамилия, должность и адрес;

При подготовке документа необходимо соблюдать следующие нормы:

— недопустимы любые неточности, искажения фактов, их преувеличение или преуменьшение;

— если документ содержит малоприятную для адресата информацию, формулы вежливости должны быть особенно подчеркнуты, и выражать надежду на дальнейшее сотрудничество;

— нельзя ущемлять достоинства адресата, проявлять некорректность, неуважительность.

При получении деловых писем, запросов, заявлений, жалоб от партнеров и клиентов необходимо ответить на них в кратчайшие сроки. Максимальное время для подготовки ответа на вопрос, находящийся в компетенции руководителя самостоятельного подразделения — 3 дня, в компетенции исполнительного органа организации – 10 дней, в компетенции учредительного органа – от 15 до 30 дней.

Основные правила

Организация обеспечивает каждого сотрудника необходимыми условиями для выполнения его функциональных обязанностей, оплату труда в соответствии со специальностью и квалификацией, предоставляет социальные льготы, предусмотренные действующим законодательством Российской Федерации и нормативными документами организации.

В то же время организация требует от сотрудника производительного и качественного труда, бережного отношения к имуществу организации, материальным и иным ценностям.

Запрещается отвлекать сотрудников от выполнения непосредственных обязанностей, снимать их с работы для участия в мероприятиях, не связанных с производственной деятельностью, кроме случаев, предусмотренных законами и иными нормативно-правовыми актами.

Запрещается использование телефонов организации в рабочее время для ведения личных разговоров и решения личных проблем. Исключением является время обеденного и технического перерывов. Запрещается использование телефонов организации в личных интересах для ведения междугородних и международных разговоров.

Запрещается использование в личных целях:

— компьютеров (в т.ч. для игр);

— принтеров;

— ксероксов;

— факсов.

Запрещается принимать пищу на рабочих местах. Исключение составляют кофе, чай или вода, приготовленные в специально отведенных для этого местах. Питание сотрудников на территории организации должно осуществляться в столовых или кухнях. Если таковые в офисе отсутствуют, то руководителем отвечающим за офис должно быть определено специальное помещение, в котором сотрудники могут принимать пищу. Помещение должно быть обособленным и закрытым для посторонних посетителей. Решение оформляется распоряжением руководителя, отвечающего за офис.

Не допускается рукоприкладство и аморальное поведение сотрудников, как на работе, так и в присутственных местах.

Недопустимо появление сотрудника на работе и в присутственных местах в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения.

Запрещается:

— ношение оружия, за исключением сотрудников, наличие оружия у которых связано с выполнением должностных обязанностей.

— выносить с места работы имущество, предметы или материалы, документы и т.д. принадлежащие организации, без получения на то соответствующего разрешения;

— приносить на работу посторонние предметы или товары;

— вывешивать объявления вне отведенных для этого мест без соответствующего разрешения;

— читать художественную литературу в рабочее время;

— курить в рабочее время, за исключением обеденного и технического перерывов, в помещениях организации.

Сотрудники организации обязаны:

— соблюдать требования по технике безопасности и производственной санитарии, предусмотренные действующими законами и иными нормативными актами, действующими в организации: их нарушение влечет за собой применение дисциплинарных мер взыскания;

— использовать все средства индивидуальной или коллективной защиты от неблагоприятного воздействия факторов производственной среды и потенциальных производственных рисков;

— содержать свое рабочее место в порядке: на рабочем месте не должно быть предметов, не связанных с производственной деятельностью (например, личных вещей); документы, канцелярские принадлежности и т.д. должны быть аккуратно сложены и т.д.;

— содержать в исправном состоянии выделенную ему для выполнения работы оргтехнику и др. оборудование, о любой неполадке немедленно сообщить непосредственному руководителю и в специализированную службу; запрещается ремонт оборудования собственными силами;

— сообщить своему руководителю о любой рабочей ситуации, которая, по его мнению, создает угрозу жизни или здоровью; руководитель не может требовать от сотрудника возобновления работы, если такая опасность продолжает сохраняться; о любом ущербе здоровью незамедлительно сообщается руководителю организации.

Работа службы охраны имеет первостепенное значение как для безопасности сотрудников и клиентов отделения, так, и для создания первого положительного впечатления об организации. В связи с чем, сотрудники охраны обязаны:

— постоянно находится на посту, и контролировать пропуск посетителей в отделение;

— иметь опрятный внешний вид (форменная одежда) и носить “бадж” с удостоверением частного охранника;

— приветствовать посетителей при входе: “Здравствуйте, Добрый день” и прощаться с ними при выходе из отделения.

Все сотрудники организации обязаны проходить обучение, инструктаж, проверку знаний правил, норм и инструкций по охране труда и технике безопасности в порядке и в сроки, которые установлены для определенных видов работ и профессий.

Источник: https://studopedia.su